De onmisbare benodigdheden voor sportevents: een concrete checklist & tips

1. Sanitair & hygiëne: de basis voor een aangename beleving en een propere omgeving

Een sportevent staat of valt met een goede organisatie, en niets weegt zwaarder door op de beleving dan sanitaire voorzieningen. Wie ooit in een te lange rij voor een te weinig proper toilet heeft gestaan, weet hoe snel de sfeer kan omslaan. Zorg dus dat dit punt bovenaan je checklist staat.

• Toiletcabines of losse toiletten
  Voorzie voldoende toiletcabines, verspreid over het terrein. Zo hoeven bezoekers nooit ver te lopen en blijven de wachtrijen beperkt. Afhankelijk van je publiek kies je voor standaardcabines of een luxueuzere variant met meer comfort.
• Toiletwagens of mobiele toiletten
  Bij grotere events of locaties zonder vaste infrastructuur zijn toiletwagens een slimme keuze. Ze bieden meer capaciteit en comfort, en maken het verschil bij een druk programma.
• Handwasbakken en wastafels
  Hygiëne is essentieel, zeker op sportevenementen. Met losse wastafels of handwasbakken geef je bezoekers en sporters de kans om zich snel en netjes op te frissen.
• Plaszuilen of plasgoten
  Plaszuilen & plasgoten zijn handig voor buitenlocaties waar, op piekmomenten, veel bezoekers tegelijk gebruik willen maken van de voorzieningen. Zo vermijd je dat de druk te groot wordt op de cabines.
• Mobiele badkamers of douches
  Voor sporters die zich na afloop willen wassen of omkleden, zijn mobiele badkamers / douches een echte troef. Organiseer je een meerdaags event met overnachting? Dan zijn deze voorzieningen bijna onmisbaar.
• Toiletten voor mindervaliden
  Toiletten voor andersvaliden zijn niet alleen (vaak) wettelijk verplicht, maar vooral essentieel om je event inclusief en gastvrij te maken. Zorg dat deze voorzieningen goed bereikbaar zijn.

Met voldoende, goed bereikbare en duidelijk aangeduide voorzieningen verklein je de kans op wildplassen en houd je het terrein netjes en veilig voor iedereen.

2. Koel & vriesvoorzieningen: hou drankjes fris en je omzet hoog

Een sportevent zonder frisse drankjes en goed bewaarde snacks? Onmogelijk. Niets zo vervelend voor bezoekers als lauwe frisdrank of eten dat niet op de juiste temperatuur is gehouden. De juiste koel- en vriesvoorzieningen zijn daarom geen luxe, maar een absolute noodzaak.

• Koelwagens en koelcontainers
  Perfect voor het bewaren van grote hoeveelheden drank, vers fruit of sportdrank. Bij ADS vind je koel- en vriescontainers van verschillende groottes (van 4 m³ tot 14 m³), zodat je steeds de juiste capaciteit hebt. Ideaal om je voorraad veilig op temperatuur te houden, zelfs bij zomerse hitte.
• Koelaanhangwagens
  Handig wanneer je flexibiliteit nodig hebt. Deze mobiele koeloplossingen zijn eenvoudig verplaatsbaar en bijzonder geschikt als je meerdere cateringpunten of bars moet bevoorraden.
• Koelcellen en bakfrigo’s
  Organiseer je een groter event of werk je met professionele cateraars? Dan is een koelcel vaak de beste oplossing om grote volumes voeding of drank overzichtelijk te bewaren. Voor kleinere hoeveelheden zijn bakfrigo’s praktisch en snel inzetbaar, bijvoorbeeld achter de bar of in een cateringstand.
• Diepvriesmogelijkheden
  Ook diepvriesruimte is vaak onmisbaar. Denk aan ijsblokjes voor verfrissende drankjes, diepgevroren snacks of het bewaren van medische benodigdheden zoals ijspacks voor sportblessures.

Met een doordachte mix van deze voorzieningen zorg je ervoor dat alles op je event koel en vers blijft, van de eerste sportprestatie tot de laatste pint.

3. Hekwerk, afzettingen & terreinindeling: orde en veiligheid op je event

Een sportevent trekt vaak heel wat volk, en waar veel mensen samenkomen is een duidelijke structuur cruciaal. Met het juiste hekwerk en een doordachte indeling hou je de boel overzichtelijk, veilig én professioneel.

• Werfhekken en afzettingen
  Ideaal om zones af te bakenen, publieksstromen in goede banen te leiden of niet-toegankelijke delen van het terrein af te schermen. Zo voorkom je dat bezoekers per ongeluk achter de schermen of op het speelveld belanden. ADS verhuurt stevige werfhekken en hekwerk die makkelijk geplaatst en verplaatst kunnen worden.
• Signalisatie en bewegwijzering
  Waar vind je de toiletten? Waar is de EHBO-post? En hoe raak je van de parking naar het sportveld? Nooduitgangen? Met duidelijke signalisatie & opzethekken zorg je dat bezoekers hun weg vinden zonder frustratie.
• Toegangscontrole en kassa’s
  Tickets scannen, polsbandjes uitdelen of gewoon de instroom van bezoekers beheren: een goed georganiseerde toegang geeft rust en overzicht. Denk aan kassa’s of kassabooths waar bezoekers hun ticket kopen of laten controleren.
• Veiligheid en nooduitgangen
  Een veilig sportevent staat of valt met goed voorbereide noodscenario’s. Zorg dat nooduitgangen altijd vrijgehouden worden, dat de routes duidelijk zijn en dat er voldoende EHBO-posten aanwezig zijn.

Met de juiste combinatie van hekwerk, signalisatie en toegangscontrole creëer je niet alleen orde, maar ook een gevoel van veiligheid en professionaliteit.

4. Catering & vervoer van voeding: vlot en professioneel geregeld

Sportevents draaien niet alleen om de prestaties op het veld. Voor bezoekers is het aanbod aan drank en eten minstens even belangrijk. Met de juiste voorzieningen zorg je voor vlotte service, tevreden bezoekers én een gezonde omzet.

• Tapwagens
  Onmisbaar voor grotere evenementen en openluchtactiviteiten. Met een tapwagen voorzie je je publiek snel van frisse pintjes of drankjes. Het geeft niet alleen capaciteit, maar ook de uitstraling van een goed georganiseerde bar.
• Mobiele keukens en bereidingszones
  Wil je warme maaltijden aanbieden of een breder cateringaanbod voorzien? Dan zijn mobiele keukens of ingerichte bereidingszones de oplossing. Zorg voor een beschermende overkapping tegen weer en wind en denk aan hygiënische werkplekken voor je cateringteam.
• Transportdiensten
  Alles wat je huurt – van koelcontainers en tapwagens tot podia of hekwerk – moet ook op tijd en op de juiste plaats raken. Met de transportdiensten van ADS hoef je je daar geen zorgen over te maken. Het team levert en plaatst de materialen zodat jij je kan focussen op de organisatie.

Met de juiste cateringoplossingen en een goed georganiseerde logistiek maak je van elke sportevent een aangename en zorgeloze ervaring, zowel voor de bezoekers als voor jezelf.

5. Comfort & extra voorzieningen: het verschil tussen gewoon en geslaagd

Naast de basisvoorzieningen zijn het vaak de extra’s die bepalen hoe je sportevent wordt beleefd. Denk aan comfort, veiligheid en een vleugje professionaliteit. Met de juiste voorzieningen creëer je niet alleen gemak voor bezoekers en sporters, maar ook rust voor jezelf als organisator.

• Overkappingen en tenten
  Onvoorspelbaar weer is altijd een factor. Met tenten of overkappingen bied je bescherming tegen regen én zon. Handig voor spelers, vrijwilligers én publiek, en meteen een centrale plek voor catering of infostanden.
• Vuilnisbakken en afvalbeheer
  Een proper terrein zorgt voor een aangenamere ervaring en bespaart je opruimwerk achteraf. Zet voldoende afvalpunten verspreid over het terrein en voorzie gescheiden bakken voor papier, plastic en restafval. Zo hou je je event netjes en overzichtelijk.
• Verlichting
  Zeker bij avondwedstrijden of events die tot in de late uurtjes doorgaan is verlichting onmisbaar. Plaats lampen bij paden, parkings en ingangen, zodat bezoekers zich veilig kunnen verplaatsen.
• Geluid en stroomvoorziening
  Van een microfoon voor de speaker tot een geluidsinstallatie voor muziek: goede apparatuur maakt je event levendig en professioneel. Organiseer je op een locatie zonder vaste stroom? Voorzie dan generatoren, zodat alles vlot blijft draaien.
• Zitplaatsen en tribunes
  Geef je publiek de kans om comfortabel te genieten van de wedstrijden. Dat kan met tijdelijke tribunes, banken of zelfs eenvoudige zitkussens. Het verhoogt de beleving en maakt je event toegankelijker voor iedereen.
• EHBO en veiligheid
  Een ongeluk is snel gebeurd. Voorzie daarom altijd een EHBO-post en de nodige materialen, zoals brandblussers. Afhankelijk van de omvang van je event kan ook extra bewaking nuttig zijn om alles in goede banen te leiden.

Door aandacht te hebben voor deze details til je je sportevent naar een hoger niveau en laat je bij bezoekers een positieve indruk achter die blijft hangen.