Organiseer je een event? Met deze event-checklist is succes verzekerd!

Een event organiseren: alles start met een goede voorbereiding! Of het nu de eerste of de honderdste keer is dat je een event organiseert, je wil steeds dat het evenement een succes is en dat er zo weinig mogelijk problemen voorvallen.
Organiseer je binnenkort een event? Dankzij deze checklist zie je niets meer over het hoofd! 

Het is verleidelijk meteen te starten met de uitwerking van je event, maar het is wijzer om eerst grondig je huiswerk te maken. Als je event eenmaal gestart is, krijg je geen tweede kans. Een goede voorbereiding is de basis voor succes!! Op die manier perk je alle mogelijke risico’s in om zo min mogelijk voor verrassingen te staan voor, tijdens of na het het event.

Fase 1: Opstart

Elk succesvol event start met een grondig uitgewerkt plan. Begin met het uitschrijven van de algemene informatie over het event, zoals het concept, de datum, het uur, de locatie met parking, het budget, eventuele sponsors en de (eind)verantwoordelijken. Op die manier vermijd je misverstanden en heb je een concreet plan voor ogen. Maak ook een lijst op met nuttige mailadressen en telefoonnummers op.

 

Fase 2: De grote lijnen

Bepaal je entertainment en animatie, regel de bookings en maak een planning op. Zoek een of meerdere partijen voor de inrichting van je event zoals verlichting, tenten, decoratie, technische installatie, projectors, geluidsinstallatie, podium, hekwerk,… . Reken je op sponsorgelden? Maak dan ook een plan op om sponsors aan te trekken. Werk een communicatieplan en budget uit om je event kenbaar te maken aan je doelgroep, bvb. d.m.v. een online campagne, uitnodigingen,… . 

Zorg voor een vlotte ticketverdeling, online en/of via fysieke verdeelpunten. Voorzie daarnaast ook drankbonnen, programmaboekjes, Bancontact, bewegwijzering, het nodige drukwerk en kassasystemen. Vergeet zeker en vast ook niet te kijken aan welke administratieve en  wettelijke formaliteiten of vergunningen je event moet voldoen, en hou rekening met brandveiligheid en verzekeringen om mogelijke risico’s in te perken. Vergeet Sabam en de billijke vergoeding niet in orde te brengen en controleer steeds de huidige coronamaatregelen op de overheidswebsite. 

Voorzie eten en drank voor je bezoekers. Laat je een cateraar of een foodtruck komen? Levert de locatie zelf al het nodige? Indien dat niet het geval is, vergeet dan zeker en vast niet om een leverancier voor eten en drank te voorzien, en daarnaast ook een partij voor het verhuur van tapinstallaties, koelmogelijkheden, bestek, borden en glazen, banken, tafels en stoelen,… . 

Voorzie daarnaast ook medewerkers of vrijwilligers om je event voor, tijdens en na je event in goede banen te leiden. Vergeet de security, ehbo-verantwoordelijke en de fotograaf niet! Denk er ook aan om schoonmaak en afvalverwerking te organiseren.

Last but not least: toiletten en hygiënefaciliteiten. Sinds de Coronapandemie is hygiëne enorm belangrijk geworden. Voorzie daarom voldoende toiletten, urinoirs, eventueel mobiele badkamers en handwasmogelijkheden, zowel voor je medewerkers als voor je bezoekers.

 

Fase 3: Let’s get ready

Het event zou nu bijna volledig georganiseerd moeten zijn. Tijd om de puntjes op de i te zetten! 

Maak een draaiboek voor de dag zelf zodat het voor jou en voor de medewerkers helemaal duidelijk is hoe het event zal verlopen. Duid verantwoordelijken aan en maak de taakverdelingen op. Stel deze gedetailleerd op om onzekerheden en misverstanden te vermijden. Vergeet ook eventuele naamkaartjes en badges niet. 

Haal alle nodige materiaal op tijd op en maak de locatie volledig klaar. Zorg voor een goed elektriciteitsnetwerk en vergeet de bewegwijzering niet, zowel voor je leveranciers, als voor medewerkers en bezoekers. Breng buurtbewoners op de hoogte van het event en bezorg hen contactgegevens in het geval er klachten zouden zijn.

Fase 4: Set.

Overloop deze checklist;

  • Klein materiaal voorzien: flessenopener, handdoeken, afwasmiddelen en sponzen, plateau’s, servetten, tafellakens, afvalbakken en afvalzakken, WC-papier,…
  • Geef een grondige briefing aan alle medewerkers en verantwoordelijken. Zorg voor een goede teamspirit. Controleer of de communicatie tussen de medewerkers optimaal werkt. 
  • Bevestig en controleer alles nog eens in detail: security, catering, animatie, locatie, bewegwijzering, kassa’s en betaligsmogelijkheden,…
  • Leg drank en eten op tijd te koelen

Fase 5: Go!

Controle en communicatie zijn de belangrijkste sleutel tot succes tijdens een event. Zorg er dus voor dat de verantwoordelijken steeds nauwkeurig alles nakijken. Indien er zich een probleem voordoet, dan moeten ze dit zo snel mogelijk aan de juiste persoon doorgeven. Zorg er dus voor dat ze weten wie hun aanspreekpunt is.

 

Waarom huren van ADS Amusementsverhuur? 

 

Bij ADS Amusementsverhuur hebben we alle nodige materialen voor elk type gebeurtenis. Of je event een aantal uren duurt, of een aantal dagen, of je een groot feest of een klein feest organiseert: bij ADS Amusementsverhuur zit je goed. Dankzij onze excellente service en ons ruim aanbod zijn we de ideale partner voor zowel privé als voor openbare events.

 

Feestmateriaal huren: hoe reserveer ik?

 

Feestmateriaal huren is bij ADS Amusementsverhuur zeer eenvoudig: neem telefonisch of per mail contact met ons op. Wij zullen jou met raad en daad bijstaan bij de organisatie van je event.

Professioneel advies en jaren ervaring

Laat niets aan het toeval over bij de organisatie van je event. Kortom, reserveer een koelaanhangwagen bij een ervaren en betrouwbare partner. Samen zorgen we voor een geslaagd evenement. Bekijk ons assortiment en contacteer ons voor meer info of voor een offerte op maat.